新入社員の社会保険加入手続きや給与計算のためのマスターデータをスムーズに作成できるよう、社会保険手続きや給与計算に必要な情報を１つにまとめる「入社連絡表」を作成するようにしましょう。担当者はこの「入社連絡表」を元に手続きやマスタデータ登録ができ、大変効率的です。
入社連絡表は以下のような内容とするとよいでしょう。
【基本情報】 ①氏名
②ふりがな
③性別
④生年月日
⑤現住所
【社会保険加入や給与計算のために必要となる情報】 ⑥基礎年金番号
⑦雇用保険被保険者番号
⑧給与見込額（給与＋残業見込額＋通勤費）
⑨扶養家族の情報
⑩給与振込口座情報
※ポイント※
１．最近は読み方が難しい名前や、名前を見ただけでは性別の区別がつかないことも多々ありますので、②のふりがな欄、③の性別欄は必ず設けましょう。
２．⑥の基礎年金番号については、できれば本人に年金手帳を持参させて確認してください。
３．⑦の雇用保険被保険者番号は、前職で雇用保険に加入していた方は必ず持っています。ただし、雇用保険証等の番号を確認できる書類を紛失されている方が結構います。そのような方については、前職の会社名、所在地を聞き取っておき、手続き時にハローワークに伝えることで、前職の履歴を探してもらいましょう。
４．⑧の給与見込額を元に社会保険の標準報酬月額が設定されますので、できるだけ正確に算出しましょう。
５．⑨の扶養家族について、配偶者を扶養に入れたいという方については、配偶者の基礎年金番号も必要になります。
入社連絡表のひながたをご用意しました。
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[ 2011/07/21 14:34 ]
その他手続 |
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労働者名簿は、すべての労働者（日雇いを除く）について作成し事業場に備え付けておかなくてはいけません（労働基準法第107条）。労働基準法によって作成が義務付けられているものですので、労働基準法違反にならないよう、入社手続き時にしっかり労働者名簿を作成しておきましょう。
労働者名簿には、次の項目を必ず記載してください。
１．氏名
２．生年月日
３．履歴
４．性別
５．住所
６．従事する業務の種類
７．雇入れの年月日
８．退職の年月日およびその自由（解雇の場合はその理由）
９．死亡の年月日およびその原因
【労働者名簿作成プロセスを入社手続きリストに加えましょう】 入社時の手続きは、社会保険手続きなど他にもたくさんあるために、ついつい労働者名簿の作成を後回しにしたり、そのまま作成を忘れたりしてしまいがちです。人事担当者は入社手続きの手順リストに「労働者名簿の作成」も加えておき、労働者を雇い入れる都度、こまめに作成しておくようにしましょう。
【名簿の管理はパソコンが便利】 労働者名簿に記入した事項に変更があった場合は、そのつど訂正しなくてはいけません。手書きの労働者名簿だと、書き換えるのがとっても面倒ですので、労働者名簿はパソコンで管理するのが良いでしょう。必要な時にすぐに表示、印刷ができるようになっていればOKです。
【退職者の労働者名簿も３年間は保存しておく】 労働者が退職しても、労働者名簿をすぐに廃棄してはいけません。賃金台帳などと同じく３年間保存するよう定められていますので、しっかり保管しておきましょう。
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従業員が自動車通勤を希望するときは、必ず許可申請をさせましょう。
通勤のみに自家用車を使用している場合は、万が一通勤途中で事故が起こってしまっても、会社が責任を負うことはありません。
しかし、自家用車の使用が業務と関連するような理由であれば、事故を起こした場合に会社側にも厳しく責任が問われてしまいます。
ですから、自家用車を社用に使っていることを奨励したり、業務への使用を黙認するようなことはせず、通勤に限定してしようするよう、しっかりと許可申請を提出させて、公私の区別を明確にすることが大切です。
許可申請書で、自家用車を通勤以外に使用しないことを約束させましょう。
また、交通事故の損害賠償額は大変高額です。許可をするにあたって従業員が十分な任意保険に加入しているかどうか、しっかりと確認をしてください。
自動車通勤許可申請書のひながたをご用意しました！
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通勤費については、法律上特に決まったルールはないので、会社側でそのルールを定め、運用することとなります。
「通勤費は支払わない」というルールも可能ですし、「上限３万円まで」などの条件でも問題ありません。
通勤費の非課税限度額は１０万円ですので、これを上限とする会社も多いようです。地域密着の中小企業であれば、１０万円より低い上限の設定でよいかもしれません。
就業規則等にはあらかじめ通勤費の「上限」「通勤方法」「申請方法」などを定めておきましょう。また、雇用契約時には通勤費についてもしっかりと明示して、誤解が生じないようにしておきましょう。
通勤費自体は法律上の支払義務があるわけではありませんが、就業規則等にルールとして定めた場合は会社側に支払義務が当然生じますので、ルール作りはしっかり行ってください。
○社会保険資格取得時の注意点 通勤費は報酬に含まれますので、新たに社会保険に加入する方については、通勤費も含めた報酬額で取得手続きを行わなければいけません。
つまり、新しく入った方の通勤費を確認するタイミングは、社会保険の加入手続きより前に行う必要がある、ということです。
入社日に他の提出書類（誓約書、身元保証書、扶養控除申告書など）と一緒に通勤費の申請書を提出させるのが良いでしょう。
通勤費支給申請書（電車・バス）のひながたをご用意しました！
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誓約書とは、入社者に対して、従業員として当然守ってもらわなければならない事項について示し、それらを遵守することを約束させる文書です。
一般的な誓約書には、以下のような項目が書かれています。
・会社の規程を遵守し、指示命令に従うこと
・採用時の提出書類に嘘がないこと
・会社の信用を損ねる行為をしないこと
・機密事項や会社の不利益となる事項を外部に漏らさないこと
・故意又は重大な過失により会社に損害を与えたときは、その損害を賠償すること
など
【誓約書を提出させる目的】 誓約書自体に法的な効力はあまりありません。では、誓約書に違反した場合はどのように対処すべきでしょうか？
誓約書に記載した内容は、就業規則にも同様に定めがあるのが通常です。（就業規則に同様の定めがなければ、定めましょう）
つまり、実際に違反があった場合には就業規則を根拠に懲戒等の処分を行うことになります。
例）会社の信用を損ねる行為をした場合
×誓約書違反で処分
○就業規則の服務規律違反として処分
ところで、
「就業規則の定めで処分できるのであれば、わざわざ誓約書で約束させる意味はないのでは？」
と、疑問に思った方もいるかもしれません。
正解です。違反事項について処分を行いたい目的だけであれば、誓約書はとる意味はあまりないでしょう。
誓約書を取ることの最大の目的は、「不正に対する抑止力」です。入社者に従業員としての自覚を促すことが狙いなんです。
入社時誓約書は法的に必ず必要な書類ではありません。提出させるかどうかは会社の判断です。
提出させる場合は、「誓約書を提出すること」が採用の条件であることを就業規則にしっかり明記しておきましょう。
入社時誓約書のひながたをご用意しました。
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